Processi semplificati con scansione protetta via e-mail o su cartella di rete

Scan Management
Funzionalita’ di scansione facili per l’utente da usare con la sicurezza fornita della registrazione delle operazioni.

Gestione delle scansioni semplificata per aumentare la soddisfazione dell’utente
Lo Scan Management di SafeQ supporta la scansione sicura via email o su cartelle di rete specificate. La soluzione fornisce algi utenti la scansione sicura tramite la semplice e facile pressione di un bottone.

Proteggere i processi di scansione
Lo Scan Management previene le operazioni di scansione non autorizzate. Per ragioni di sicurezza le scansioni possono anche essere monitorate per tracciare le operazioni con le informazioni dell’utente, la data e l’ora. La funzionalita’ di Scansione ed esecuzione di script consente inoltre di creare processi personalizzati in caso di integrazioni con soluzioni terze parti.

Questo processo invia automaticamente il documento digitalizzato  via email all’utente oppure ad un altro destinario dal proprio indirizzo email senza la necessita’ di inserimento di alcun indirizzo email o altra informazione sul dispostivo MFP.
Grazie all’autenticazione sul dispositivo infatti, le informazioni dell’utente, tra cui il suo indirizzo email, sono immediatamente disponibili.

Il processo di Scansione su cartella di rete consente di inviare il documento digitalizzato direttamente sul percorso di rete predefinito dell’utente o specificato in fase di definizione del processo stesso nel formato desiderato.

Il database di YSoft SafeQ memorizza per ogni utente, specificandolo manualmente o sincronizzandolo via LDAP o AD, il percorse di rete predefinito dove eventualmente, se previsto ed attivato, memorizzare le scansioni. Anche per questo processo quindi, se abilitato e reso disponibile all’utente, non sarà necessario digitare alcuna informazione dal pannello dell’MFP, se non per modificare, se previsto, i parametri base (formato del file, tipo, nome del file, …).

Questo tipo di scansione consente di inviare a soluzioni terze il documento digitalizzato per ulteriori processi di archiviazione aziendale o altro specifici dell’azienda.

Il documento digitalizzato viene salvato in una cartella specificata e viene eseguito un script (batch file o altro non forniti da YSoft) che eseguira’ le operazioni successive. Per esempio il documento digitalizzato viene instradato ad una soluzione OCR esterna, verso una soluzione di document management o il sistema ERP per semplificare ed automatizzare i lavori comuni e/o ripetitivi.